Tijd is kostbaar, zeker in de samenleving anno nu waarin ‘het druk hebben’ de norm is geworden: niet alleen op de werkvloer, maar ook privé. Martine Vecht is Professional Organizer en stelde de Timemanagementkalender 2014 samen. Wij spraken met haar over timemanagement:
Waarom is timemanagement zo belangrijk?
Timemanagement zorgt ervoor dat je je werk op een effectieve en aangename manier kan doen. Het helpt om stress te voorkomen, een probleem waar veel mensen onder gebukt gaan. In eerste instantie kun je met stress op hoog niveau presteren, maar bij chronische stress gaat je weerstand achteruit. Zo kregen huisartsen het tijdens de crisis bijvoorbeeld extra druk. Meer mensen meldden zich met psychische klachten, slecht slapen, hoofdpijn en rugpijn: het lichamelijke gevolg van gepieker over werk of schulden. Onderschat ook de sociale gevolgen niet. Dikwijls komt je privéleven onder druk te staan. Je probleemoplossend vermogen neemt af. Soms gaan mensen meer drinken of ze nemen een pilletje om te kunnen blijven presteren.
Hoe kun je je tijd managen?
Je kunt de tijd natuurlijk niet echt ‘managen’, maar je bepaalt wel dag in dag uit hoe je je tijd besteedt. Doen wat je moet en doen wat je wilt: dát met elkaar in balans brengen is de essentie van timemanagement. Als je bijvoorbeeld uitsluitend reageert op wat er gebeurt (doen wat je moet), heb je weinig invloed. De meesten van ons vinden dat niet bevredigend en hebben liever iets meer controle (doen wat je wilt).
Maar hoe bereik je die controle dan?
Die controle bereik je door prioriteiten te stellen: belangen afwegen en keuzes maken. Het alleen op het werk, maar ook privé. Het klinkt simpel, maar ongelofelijk veel mensen worstelen ermee. Stel principes voor jezelf op en hou je daaraan. Geef bijvoorbeeld, hoe graag je anderen ook helpt, altijd voorrang aan je eigen werk. Maar beter timemanagement zit hem ook in kleinere, praktische zaken. Maak bijvoorbeeld gebruik van de takenlijst in je mailprogramma en maak als je achter je pc zit gebruik van sneltoetsen.
Wat zijn de valkuilen die een goed timemanagement in de weg zitten?
Eén van de problemen die timemanagement in de weg kunnen zitten is het uitstellen van beslissingen. Twijfelen en piekeren kost veel tijd en energie. En besluiten lang uitstellen heeft soms vervelende consequenties: een leuke kans gaat voorbij, een ander beslist voor je of de situatie verergert. Daar heb je dan ook weer last van. Een andere valkuil is het toenemend gebruik van smartphones en tablets na werkuren. Rsi, overbelasting en informatieverslaving liggen op de loer en het is dus van belang het gebruik ervan te reguleren.
Tot slot: welke tip kun je meegeven?
Geef je eigen grenzen aan. Maak er bijvoorbeeld een punt van als vergaderingen uitlopen. Eis tijd op voor jezelf om dingen af te maken, ook al betekent het dat je soms even niet beschikbaar bent. Laat merken dat het onhandig is als iemand je steeds stoort met vragen. Als je dit brengt vanuit een persoonlijke behoefte om nuttig bezig te zijn, kan niemand daar bezwaar tegen maken. Sterker nog, je zult bijval oogsten!
Wil je meer tips? Lees het in de Timemanagementkalender, waarin verspreid over 365 dagen zowel thema’s als werkplekorganisatie en planningssystemen als stresspreventie, mindfulness, gezinsmanagement en me-time aan de orde komen. Elke dag een stapje in de goede richting.